Das Home Office ist die neue Normalität und Online Meetings werden auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil unseres beruflichen Alltags bleiben. Um Online Meetings erfolgreich durchzuführen, bedarf es vor allem einer guten Vorbereitung. Je komplexer das Format und je größer die Teilnehmerzahl, desto mehr Zeit wird meist in die Vorbereitung investiert. Die Effizienz virtueller Formate steht und fällt aber zuallererst mit der Technik: einem geeigneten VC Tool und einem guten eigenen technischen Setup. Da es nur eingeschränkt möglich ist, die Körpersprache der Teilnehmer*innen zu lesen, kann ein regelmäßiges Einholen von Feedback während des Meetings ratsam sein. Zusätzlich ist das konstante Starren auf den Bildschirm anstrengend und monoton. Umso wichtiger ist es, die Teilnehmer*innen konstant zu aktivieren und abzuholen, damit sie nicht ins Multitasking verfallen oder gar einschlafen.
Neben einem digitalen Mindset ist es als Host von virtuellen Meetings wichtig, …
die genutzte Software gut zu kennen
zu überlegen, ob ein Co-Host und andere Rollen wie bspw. Zeitnehmer*in, Technischer Support und/oder Protokollführer*in benötigt werden
nötige Einstellungen im Vorhinein vorzunehmen
für ein gutes technisches Setup zu sorgen und somit für gute Ton und Videoqualität
eine geeignete Zeit und Dauer für das Meeting zu wählen
die Agenda zielgerichtet und klar zu gestalten und Meeting Regeln festzulegen
Inhalte in Präsentationen online-freundlich zu gestalten
durch gute Kommunikation, Moderation, Zeiteinteilung und geeignete Methoden für viel Interaktion, Partizipation und Zielerreichung zu sorgen
eine angenehme und offene Atmosphäre zu schaffen und
sich Feedback einzuholen und zu reflektieren, was beim nächsten Mal besser gemacht werden könnte.
Und selbstverständlich auch, den Mut zu haben, Neues auszuprobieren.
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Running Online Meetings Successfully
The home office is the new normal and online meetings will remain an important part of our everyday working lives. In order to run online meetings successfully, good preparation is required above all. The more complex the format and the larger the number of participants, the more preparation time is necessary. However, the efficiency of virtual formats stands and falls first and foremost with the technology used: a suitable VC tool and a good technical setup. Since it is not entirely possible to read the participants body language, it can be advisable to regularly ask for feedback during the meeting. Besides, constantly staring at the screen can be exhausting and monotonous, which makes it all the more important to activate participants so that they do not start multitasking or even fall asleep...
A digital mindset is important. And for the host it is essential to ….
know well the software used
consider whether a co-host and other roles such as timekeeper, technical support and/or minute taker are needed
take care of all necessary settings in advance
ensure a good technical setup and thus good sound and video quality
choose a suitable time and duration for the meeting
set the agenda clearly and purposefully and define meeting rules
design content in presentations to be online-friendly
ensure a high level of interaction, participation and goal achievement through good communication, moderation, time management and appropriate methodologies
create a pleasant and open atmosphere and
to get feedback and reflect on what could be done better next time.
And, of course, to have the courage to try new things.