Die Firmen, für die ich in meiner Corporate Karriere arbeitete, waren weltweit aufgestellt. Daher habe ich viel Erfahrung gesammelt, interkulturelle Teams virtuell zu managen, intern und auch extern, mit Kund*innen und Lieferant*innen. Dabei ist es umso wichtiger, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind. Für ein effizient funktionierendes Team - das Qualität liefert und produktiv arbeitet - ist es extrem wichtig, kontinuierlich und effektiv zu kommunizieren. Ziele, Erwartungen und Visionen sind klar mitzuteilen und als Führungskraft ist verantwortungsvoll mit Zeiten und Leistungen der einzelnen Teammitglieder umzugehen. Herausfordernd ist darüber hinaus, dass Kommunikationsmöglichkeiten eingeschränkt sind, Informationen leichter verloren gehen können und es weniger informelle Strukturen zum Austausch gibt.

Hier sind die Top 10, auf die meiner Erfahrung nach beim Führen von virtuellen Teams zu achten ist:

1. Gute Voraussetzungen und klare Regeln für einfache und offene Kommunikation schaffen. Wenn möglich mit einem F2F Kick-off Meeting starten, denn nichts kann ein persönliches Kennenlernen und Socialising ersetzen. In Calls etwas Zeit für Small Talk einplanen. Im Zweifel ist Wichtiges über-zu-kommunizieren.

2. Teambewusstsein fördern, Sensibilität für interkulturelle Unterschiede, Missverständnisse und mögliche Stressoren (bspw. Kinderbetreuung in Zeiten von Corona, soziale Isolation) entwickeln und diese vermeiden, Teammitglieder individuell unterstützen (auch z.B. durch Online Trainings).

3. Vertrauen aufbauen, Professionalität wahren und Mikromanagement vermeiden. Stattdessen Offenheit und Transparenz fördern.

4. Für eine klare Agenda, eine gemeinsame Sprache, eine eindeutige Aufgabenverteilung und mehrere Kommunikationswege wie bspw. Videokonferenz, Telefon, Chat und Email sorgen.

5. Klar strukturiertes Management des Teams mit klarer Festlegung von Verantwortlichkeiten im Team, gutem Eskalationsmanagement, einer wertschätzenden Feedbackkultur, gute Absprachen und Dokumentation ermöglichen.

6. Virtuelle Meetings regelmäßig abhalten. Dafür sorgen, dass sie zeitlich gut in den Arbeitsalltag der Teammitglieder passen und die eigene Verfügbarkeit klar und offen kommunizieren.

7. Mitarbeiter mit digitaler Affinität, hoher Kommunikationsfreude und Flexibilitätsgrad ins Team rekrutieren und für ausreichend Flexibilität sorgen, damit die Work/Life Balance bestehen bleibt, denn die Grenzen können schnell verschwimmen.

8. Für die entsprechende Technologie sorgen (Kommunikation, Projektmanagement, Dokumentation) und sicherstellen, dass diese auch gut für alle Teammitglieder funktioniert.

9. Durch Kreativität, Follow up, Pünktlichkeit und Engagement für eine gute und inspirierende virtuelle Kultur sorgen und als Vorbild fungieren, um Teamerfolge und starke Leistungen zu ermöglichen. Erfolge zelebrieren, auch wenn sie noch so klein sind. Teammitgliedern Anerkennung für gute Leistungen vermitteln.

10. Virtuelles Arbeiten und Führen als eine Chance begreifen, auch auf lange Sicht.

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THE TOP 10 OF LEADING VIRTUAL TEAMS

The companies I worked for in my corporate career were global in scope. Therefore, I gained a lot of experience in managing intercultural teams virtually, internally and externally, with customers and suppliers. It is always important that all team members are at the same level of knowledge. For a functioning team - which delivers quality and works productively - it is extremely important to communicate continuously and effectively. Goals, expectations and visions have to be communicated clearly and as a manager you have to deal responsibly with the times and performance levels of the individual team members. Challenging can also be that the possibilities for communication are limited and information can be lost more easily and there are fewer informal structures for exchange.

Here are the top 10, that need to be considered in my experience when leading virtual teams:

1. Create good conditions and clear rules for simple and open communication. If possible, start with a F2F kick-off meeting, because nothing can replace a personal meeting and socialising. Allow some time for small talk in calls. When in doubt, over-communicate important points.

2. Promote team awareness, develop sensitivity for intercultural differences, misunderstandings and possible stressors (e.g. childcare in times of corona, social isolation) and avoid them, support team members individually (also e.g. through online training).

3. Build trust, maintain professionalism and avoid micromanagement. Promote openness and transparency instead.

4. Ensure a clear agenda, a common language, a clear distribution of tasks and several communication channels such as video conferencing, telephone, chat and email.

5. Enable a clearly structured management of the team with a clear definition of responsibilities within the team, good escalation management, an appreciative feedback culture, good agreements and documentation.

6. Hold virtual meetings regularly. Ensure that they fit in well with the team members' daily work schedule and communicate their own availability clearly and openly.

7. Recruit employees with digital affinity, a high degree of communication skills and flexibility into the team and ensure sufficient flexibility to maintain the work-life balance, as boundaries can quickly blur.

8. Provide the appropriate technology (communication, project management, documentation) and ensure that it works well for all team members.

9. Create a good and inspiring virtual culture through creativity, follow-up, punctuality and commitment and act as a role model to enable team success and strong performance. Celebrate successes, even if they are small. Give team members recognition for good performance.

10. See virtual work and leadership as an opportunity, also in the long run.